SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KARANG TARUNA
BAB I
UMUM
Pasal 1
Pengertian
Dalam Peraturan Organisasi ini, yang dimaksud dengan:
1. Pedoman Dasar dan Pedoman Rumah Tangga Karang Taruna adalah hukum yang tertinggi di mana semua hukum dan peraturan organisasi lahir daripadanya, yang bersifat mengikat bagi seluruh anggota dan kelengkapan organisasi, yang selanjutnya disingkat PD/PRT;
2. Peraturan Organisasi adalah suatu peraturan yang mengatur dan mengikat seluruh aparat organisasi termasuk mekanisme kerjanya yang belum diatur dalam PD/PRT dan Keputusan TKN Karang Taruna;
3. Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknya dengan sistem tersendiri;
4. Kesekretariatan Karang Taruna adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi Karang Taruna sebagai pusat penggerak terpadu dengan sistem tersendiri;
5. Sistem Manajemen Kesekretariatan adalah tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
6. Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna adalah tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi organisasi Karang Taruna dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
7. Sistem Pelaporan Kegiatan adalah segala aturan yang mekanis mengatur tata cara penyampaian laporan sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung pengukuran-pengukuran kinerja organisasi;
8. Sistem Perencanaan adalah segala aturan yang mengatur tata cara pembuatan rencana-rencana organisasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung perkiraan-perkiraan penyelenggaraan organisasi dan program-program kerjanya yang sesuai dengan kemampuan/sumber daya yang dimiliki organisasi;
9. Sistem Manajemen Informasi adalah segala aturan yang mengatur tata cara pengumpulan, pengolahan dan publikasi data dan informasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung proses perencanaan, sosialisasi, promosi organisasi dan agenda
konsolidasi organisasi yang lebih solid.
1. Pedoman Dasar dan Pedoman Rumah Tangga Karang Taruna adalah hukum yang tertinggi di mana semua hukum dan peraturan organisasi lahir daripadanya, yang bersifat mengikat bagi seluruh anggota dan kelengkapan organisasi, yang selanjutnya disingkat PD/PRT;
2. Peraturan Organisasi adalah suatu peraturan yang mengatur dan mengikat seluruh aparat organisasi termasuk mekanisme kerjanya yang belum diatur dalam PD/PRT dan Keputusan TKN Karang Taruna;
3. Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknya dengan sistem tersendiri;
4. Kesekretariatan Karang Taruna adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi Karang Taruna sebagai pusat penggerak terpadu dengan sistem tersendiri;
5. Sistem Manajemen Kesekretariatan adalah tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
6. Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna adalah tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi organisasi Karang Taruna dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
7. Sistem Pelaporan Kegiatan adalah segala aturan yang mekanis mengatur tata cara penyampaian laporan sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung pengukuran-pengukuran kinerja organisasi;
8. Sistem Perencanaan adalah segala aturan yang mengatur tata cara pembuatan rencana-rencana organisasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung perkiraan-perkiraan penyelenggaraan organisasi dan program-program kerjanya yang sesuai dengan kemampuan/sumber daya yang dimiliki organisasi;
9. Sistem Manajemen Informasi adalah segala aturan yang mengatur tata cara pengumpulan, pengolahan dan publikasi data dan informasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung proses perencanaan, sosialisasi, promosi organisasi dan agenda
konsolidasi organisasi yang lebih solid.
Pasal 2
Maksud dan Tujuan
Peraturan Organisasi tentang Sistem Manajemen Informasi Karang Taruna disusun dengan maksud dan tujuan untuk memberikan pedoman bagi pengurus Karang Taruna yang bertanggung jawab disemua jajaran Karang Taruna, agar dalam menjalankan tugasnya dapat dicapai dasar pengertian dan tata cara pelaksanaannya yang seragam sehingga koordinasi dan sinkronisasi dibidang manajemen informasi Karang Taruna dapat terselenggara dengan baik.
Pasal 3
Ruang Lingkup
1. Sesuai dengan maksud dan tujuannya, maka ruang lingkup PO ini meliputi:
a. Manajemen Data Karang Taruna;
b. Teknologi dan Media Informasi;
c. Unit Pelaksana Teknis;
2. Pengaturan yang menyangkut sistem manajemen informasi Karang Taruna sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini meliputi ketentuan tentang ruang lingkup (klasifikasi), standardisasi, dan tata cara atau mekanisme kerja.
a. Manajemen Data Karang Taruna;
b. Teknologi dan Media Informasi;
c. Unit Pelaksana Teknis;
2. Pengaturan yang menyangkut sistem manajemen informasi Karang Taruna sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini meliputi ketentuan tentang ruang lingkup (klasifikasi), standardisasi, dan tata cara atau mekanisme kerja.
BAB II
MANAJEMEN DATA KARANG TARUNA
Pasal 4
Ruang Lingkup Manajemen Data Karang Taruna
1. Manajemen Data Karang Taruna meliputi kegiatan-kegiatan:
a. Pengumpulan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pencarian dan pengumpulan dari sumber-sumber data yang sesuai dengan sasaran pendataan, dengan kegiatan yang meliputi:
1) Perencanaan dan kategorisasi;
2) Pembuatan Angket atau Questionare;
3) Penyebaran Angket;
4) Pengumpulan Data (Data Colecting);
b. Pemasukan Data, yakni segala kegiatan yang menyangkut pemasukan data (data entry) pada sistem/template yang telah disiapkan;
c. Pengolahan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pengolahan data dan informasi untuk menjadi bahan yang digunakan bagi kebutuhan organisasi;
d. Penggunaan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pemanfaatan data bagi kepentingan pengembangan organisasi dan program-programnya.
2. Mekanisme pengolahan data Karang Taruna diselenggarakan berdasarkan prinsip bottom-up, yakni data berasal dari pengurus Karang Taruna mulai dari tingkat desa/ kelurahan atau komunitas sosial sederajat yang dikumpulkan secara berjenjang ke tingkat kecamatan, kabupaten/kota, provinsi, sampai nasional.
a. Pengumpulan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pencarian dan pengumpulan dari sumber-sumber data yang sesuai dengan sasaran pendataan, dengan kegiatan yang meliputi:
1) Perencanaan dan kategorisasi;
2) Pembuatan Angket atau Questionare;
3) Penyebaran Angket;
4) Pengumpulan Data (Data Colecting);
b. Pemasukan Data, yakni segala kegiatan yang menyangkut pemasukan data (data entry) pada sistem/template yang telah disiapkan;
c. Pengolahan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pengolahan data dan informasi untuk menjadi bahan yang digunakan bagi kebutuhan organisasi;
d. Penggunaan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pemanfaatan data bagi kepentingan pengembangan organisasi dan program-programnya.
2. Mekanisme pengolahan data Karang Taruna diselenggarakan berdasarkan prinsip bottom-up, yakni data berasal dari pengurus Karang Taruna mulai dari tingkat desa/ kelurahan atau komunitas sosial sederajat yang dikumpulkan secara berjenjang ke tingkat kecamatan, kabupaten/kota, provinsi, sampai nasional.
Pasal 5
Ruang Lingkup Data Karang Taruna
Pengolahan dan pengelolaan data yang dilakukan Karang Taruna meliputi data-data sebagai berikut:
1. Data Keanggotaan yang meliputi: Anggota Pasif dan Anggota Aktif;
2. Data Organisasi dan kelembagaan yang meliputi: Kepengurusan dan Program Kerja;
3. Data Sosial yang meliputi: Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS), Permasalahan Kesejahteraan Sosial, dan Penyandang Permasalahan Kesejahteraan Sosial (PMKS) dimasing-masing wilayah diberbagai tingkatan;
4. Data Ekonomi yang meliputi: Potensi Ekonomi dan Sumberdaya Alam serta Permasalahan Ekonomi dimasing-masing wilayah di berbagai tingkatan
1. Data Keanggotaan yang meliputi: Anggota Pasif dan Anggota Aktif;
2. Data Organisasi dan kelembagaan yang meliputi: Kepengurusan dan Program Kerja;
3. Data Sosial yang meliputi: Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS), Permasalahan Kesejahteraan Sosial, dan Penyandang Permasalahan Kesejahteraan Sosial (PMKS) dimasing-masing wilayah diberbagai tingkatan;
4. Data Ekonomi yang meliputi: Potensi Ekonomi dan Sumberdaya Alam serta Permasalahan Ekonomi dimasing-masing wilayah di berbagai tingkatan
BAB III
TEKNOLOGI DAN MEDIA INFORMASI
Pasal 6
Teknologi Informasi Karang Taruna
Dalam mengelola data dan informasi, Karang Taruna menggunakan teknologi sebagai berikut:
1. Teknologi Konvensional, yang terdiri dari:
a. Korespondensi dalam kegiatan surat menyurat untuk kepentingan memberikan dan menerima informasi dari kalangan internal maupun eksternal Karang Taruna;
b. Komunikasi melalui pesawat telepon, fax, radiogram, telex, dan mobilephone untuk memberikan dan menerima informasi;
2. Teknologi Komputerisasi, yang terdiri dari:
1. Teknologi Konvensional, yang terdiri dari:
a. Korespondensi dalam kegiatan surat menyurat untuk kepentingan memberikan dan menerima informasi dari kalangan internal maupun eksternal Karang Taruna;
b. Komunikasi melalui pesawat telepon, fax, radiogram, telex, dan mobilephone untuk memberikan dan menerima informasi;
2. Teknologi Komputerisasi, yang terdiri dari:
- Surat Elektronik atau e-mail, sebagai cara memberikan dan menerima informasi melalui komputer;
- Situs website organisasi, yang merupakan teknologi memperkenalkan dan menginformasikan organisasi kepada kalangan sendiri, masyarakat, dan pihak lain;
Pasal 7
Media Informasi Karang Taruna
Dalam sistem manajemen informasi Karang Taruna, pengemasan informasi yang menjadi konsumsi kalangan sendiri, pemerintah, dan masyarakat dapat dilakukan dalam media-media sebagai berikut:
1. Media Cetak, yang dapat dibuat oleh pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam format majalah, tabloid, maupun koran;
2. Media Elektronik, yang dapat dilakukan oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan dalam bentuk:
a. Peliputan/reportase di radio dan televisi;
b. Realease diradio dan televisi;
c. In House TV;
d. Paket program di media elektronik tertentu.
3. Media Luar Ruang, yang dapat dilakukan oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan dalam bentuk:
a. Pemasangan spanduk, umbul-umbul, baliho, bilboard, dan sejenisnya;
b. Penyebaran pamflet, leaflet, brosur, dan sejenisnya
4. Buku, yang dapat dibuat oleh pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam bentuk:
a. Buku Profil Organisasi;
b. Buku-buku Peraturan Organisasi;
c. Buku Modul untuk Pelatihan Organisasi;
d. Buku-buku Biografi dan Sejarah yang terkait dengan Organisasi;
e. Buku-buku lain yang terkait dengan informasi tentang organisasi kepada kalangan sendiri, pemerintah, dan masyarakat.
5. Fora pertemuan, adalah media informasi yang dapat diselenggarakan pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan sesuai dengan ketentuan dalam PD/PRT KT.
1. Media Cetak, yang dapat dibuat oleh pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam format majalah, tabloid, maupun koran;
2. Media Elektronik, yang dapat dilakukan oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan dalam bentuk:
a. Peliputan/reportase di radio dan televisi;
b. Realease diradio dan televisi;
c. In House TV;
d. Paket program di media elektronik tertentu.
3. Media Luar Ruang, yang dapat dilakukan oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan dalam bentuk:
a. Pemasangan spanduk, umbul-umbul, baliho, bilboard, dan sejenisnya;
b. Penyebaran pamflet, leaflet, brosur, dan sejenisnya
4. Buku, yang dapat dibuat oleh pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam bentuk:
a. Buku Profil Organisasi;
b. Buku-buku Peraturan Organisasi;
c. Buku Modul untuk Pelatihan Organisasi;
d. Buku-buku Biografi dan Sejarah yang terkait dengan Organisasi;
e. Buku-buku lain yang terkait dengan informasi tentang organisasi kepada kalangan sendiri, pemerintah, dan masyarakat.
5. Fora pertemuan, adalah media informasi yang dapat diselenggarakan pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan sesuai dengan ketentuan dalam PD/PRT KT.
BAB IV
UNIT PELAKSANA TEKNIS
Pasal 8
1. Sistem Manajemen Informasi Karang Taruna diselenggarakan oleh sebuah unit teknis yang khusus dibentuk untuk itu yang disebut Pusat Data dan Informasi Karang Taruna (Pusdatin KT);
2. Pusdatin KT wajib dibentuk dikepengurusan Karang Taruna ditingkat kabupaten/kota hingga tingkat nasional;
3. Untuk tingkat desa/kelurahan atau komunitas sosial sederajat dan tingkat kecamatan pelaksana manajemen informasi adalah sekretariat/kantor masing-masing pengurus Karang Taruna yang di ada dibawah koordinasi Sekretaris atau pejabat sekretaris yang ditunjuk untuk itu;
4. Pusdatin harus dikelola oleh personil yang memiliki kompetensi/pendidikan dibidang teknologi informasi atau sekurang-kurangnya pernah mengikuti pelatihan dibidang teknologi informasi;
5. Mekanisme kerja Pusdatin pada prinsipnya mengikuti mekanisme kerja organisasi.
2. Pusdatin KT wajib dibentuk dikepengurusan Karang Taruna ditingkat kabupaten/kota hingga tingkat nasional;
3. Untuk tingkat desa/kelurahan atau komunitas sosial sederajat dan tingkat kecamatan pelaksana manajemen informasi adalah sekretariat/kantor masing-masing pengurus Karang Taruna yang di ada dibawah koordinasi Sekretaris atau pejabat sekretaris yang ditunjuk untuk itu;
4. Pusdatin harus dikelola oleh personil yang memiliki kompetensi/pendidikan dibidang teknologi informasi atau sekurang-kurangnya pernah mengikuti pelatihan dibidang teknologi informasi;
5. Mekanisme kerja Pusdatin pada prinsipnya mengikuti mekanisme kerja organisasi.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 9
1. Segala sesuatu yang belum termuat dalam PO ini selanjutnya diatur dalam kebijaksanaan tersendiri oleh pengurus Karang Taruna;
2. Jika terdapat kekeliruan dalam PO ini, maka akan diperbaiki seperlunya;
3. PO ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
2. Jika terdapat kekeliruan dalam PO ini, maka akan diperbaiki seperlunya;
3. PO ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.